La communication en face-à-face est cruciale pour les Associations de Parents d’Élèves. Vous pouvez organiser des réunions régulières avec les parents pour échanger sur les projets à venir et les idées et questions de chacun.
I. Etapes pour une organisation fluide
1. Choisir un Lieu Approprié :
Sélectionnez une salle de réunion, de classe appropriée en fonction du nombre de participants et de l’objectif de la réunion.
Assurez-vous en amont que l’équipement nécessaire (tableau, vidéoprojecteur, etc.) est disponible et fonctionne correctement.
2. Choisir la date et l’heure
Pour que le plus de parents soient disponibles, choisissez un jour et une heure de réunion adaptés aux plannings de travail.
Pour votre réunion, privilégiez un jour en fin de semaine, le jeudi ou vendredi avec un début de réunion autour de 18h.
3. Élaborer un Ordre du Jour
Créez une liste structurée des points à aborder. Hiérarchisez les sujets en fonction de leur importance. Pour que les parents soient au courant de l’objectif de la réunion, vous pourrez leur partager cette liste.
Cet ordre du jour a pour but de donner un fil de conduite pour votre réunion et permettre de n’oublier aucun point à aborder.
3. Choisir les informations et la forme du message
Après avoir bien compris les attentes des parents et choisi les plateformes que vous allez utiliser, il vous reste à définir le message que vous allez leur faire parvenir. Attention, même s’il est important de fournir le maximum d’information aux parents, la surcharge d’informations peut entraîner une perte d’attention. Assurez-vous que les informations sont claires, concises et faciles à comprendre. Utilisez des « bullet points » (liste à points), des listes numérotées et des graphiques si nécessaire.
4. Planifiez la Durée de la Réunion
Pour maximiser le nombre de parents présents à la réunion, il est important de leur donner une durée de réunion. Le plus souvent les réunions durent 20 min avec un petit moment de convivialité pour terminer.
Fixez une durée de réunion réaliste en prenant en compte les interventions potentielles (questions ou autres) que les parents pourraient poser.
Divisez le temps en fonction des sujets de l’ordre du jour.
5. Préparez un pitch
Comme expliqué ci-dessus, le message est très important pour les parents, il doit contenir le maximum d’informations. L’avantage d’une réunion en présentiel est la réactivité et la facilité d’interaction (questions/réponses) avec les parents.
Ce pitch ne doit pas être rédigé entièrement sinon les parents auront l’impression qu’ils ne sont pas impliqués dans la réunion. Le plus simple est de réaliser un tableau avec les thèmes à aborder puis les sujets différents à traiter dans chaque thème et y associé une durée
Retrouvez un exemple de conducteur de réunion dans la partie 2.
6. Anticipez les Questions et Préparez des Réponses :
Même si vous avez l’impression d’avoir préparé toutes les informations nécessaires, certains parents auront besoin de plus d’informations, qui parfois peuvent vous paraitre évidentes. Prévoyez les questions potentielles des parents, en gardant à portée de main certaines informations supplémentaires que vous n’avez pas jugé pertinentes d’aborder dans la réunion mais qui peuvent être demandées.
Cela montre une préparation solide et renforce la confiance des participants.
PS : Les questions peuvent vous être envoyées avant la réunion afin que vous puissiez vous préparer.
7. Préparez des Supports Visuels
Si vous avez la possibilité d’afficher un support, il est important de bien le préparer. Si vous voulez que votre support soit efficace, veillez à respecter certaines règles. Evitez de surcharger les diapos (pas plus de 5 informations sur chaque diapo), limitez les éléments textuels, le support permet de noter les éléments clefs mais surtout de les illustrer.
8. Préparez l’invitation
Lorsque tout est prêt, il faut maintenant informer les parents de la tenue de cette réunion. Pour cela, il est important de préparer autant de messages d’invitation que de plateforme dont vous disposez. Vous pouvez préparer un mot pour les carnets de liaison, une communication pour les réseaux, un message pour l’ENT, des affiches à mettre devant l’école … C’est vous qui connaissez le mieux les canaux préférés des parents.
PS : Dans l’invitation, demandez un retour sur qui compte participer afin de pouvoir anticiper le nombre de participants et prévoir la salle appropriée.
II. Exemple de conducteur de réunion
PS : Les modalités sont à définir en fonction des moyens dont vous disposez (vidéoprojecteur, documents imprimés …).
Vous pouvez trouver ci-dessous un conducteur de réunion au format pdf à télécharger
Venez compléter cet article avec vos conseils dans les commentaires si vous faites partie d’une association de parents d’élèves
