Les associations de parents d’élèves ont parfois l’occasion d’organiser des ventes de fromages, de repas, de sapins … Pour assurer une bonne gestion des paiement et achats, il est essentiel de préparer un bon de commande clair et facile à remplir pour les parents.
Pourquoi un bon de commande est indispensable pour les associations de parents d’élèves ?
Le bon de commande est un document contractuel émis par l’association pour les parents qui permet de formaliser une demande d’achat. Ce document est indispensable pour les APE car il permet de centraliser les commandes des parents et de tenir un suivi des paiements. Une fois tous les bons de commandes récupérés et mis au propre, l’association peut donc commander une quantité exacte et éviter les invendus (souvent pas repris par les partenaires). A la livraison, les bons de commandes permettent de reconstituer les commandes des parents et facilite la distribution.
I. Les informations obligatoires à inclure dans un bon de commande
Pour que le bon de commande soit valide et conforme aux normes juridiques, il est important d’y inclure certaines informations essentielles. Voici les éléments incontournables à mentionner :
1. Identification de l'association et du partenaire
L’association de parents d’élèves doit être clairement identifiée sur le bon de commande ainsi que le nom du prestataire. Cela inclut :
- Le nom complet de l’association.
- L’adresse de l’association.
- Les coordonnées de la personne responsable (email, numéro de téléphone).
- Le logo
- Le nom du partenaire
2. Détails du produit ou du service commandé
Pour éviter toute confusion, la description du produit ou du service commandé doit être claire et précise. Mentionnez sous forme de tableau :
- Le nom ou la référence du ou des produits.
- La quantité souhaitée.
- Le prix unitaire et le total.
- Les délais de livraison prévus.
Les parents rempliront la partie quantité et prix. Attention, une vérification du montant total inscrit par le parent sera à vérifier avec lui pour éviter toute confusion.
3. Conditions de paiement
Indiquez clairement les conditions de paiement :
- Les délais de règlement.
- Les modalités de paiement (virement, chèque, espèces…) …
4. Organisation du bon de commande
Vous pouvez séparer votre bon de commande en 2 parties :
- L’entête : Cette partie permet de donner toutes les informations légales liées à la vente (association, fournisseur, raison de la vente, date limite de remise des bons de commandes, la date de la distribution des commandes …)
- Le coupon détachable : Ce bon vous sera rendu par les parents avec les paiements. Vous pouvez y faire apparaitre, les détails des différents produits (référence, quantité, poids, nombre de parts, prix… à définir en fonction de la vente), les coordonnées de l’association (pour répondre aux éventuelles questions), les remerciements.
Si vous souhaitez mener une action sans bons de commandes, pensez à dessindecole. Pas de stocks, pas d’invendus et aucune avance de trésorerie nécessaire. Une action de vente d’objets personnalisés 100% bénéficiaire.
II. Rendre le bon de commande facile à faire : Modèles et outils disponibles
Préparer un bon de commande peut sembler intimidant, surtout si vous n’avez pas l’habitude de gérer ce type de documents. Heureusement, il existe aujourd’hui des outils qui simplifient grandement la tâche.
1. Utiliser un modèle de bon de commande pré-rempli
Les associations de parents d’élèves peuvent gagner du temps en utilisant des modèles de bon de commande disponibles en ligne. Ces modèles sont souvent gratuits et permettent de personnaliser rapidement les informations selon les besoins. En France, des plateformes comme Microsoft Word, Google Docs proposent des modèles que vous pouvez adapter.
2. Utiliser un logiciel de gestion d’association
Il existe des logiciels spécialement conçus pour faciliter la gestion des associations. Ces outils, comme HelloAsso, offrent des fonctionnalités de gestion des achats et de création de bons de commande. Ils permettent également d’automatiser les paiements et d’avoir une meilleure visibilité sur le suivi des commandes.
3. Automatiser les processus avec des tableurs
Si votre association n’a pas besoin d’un logiciel complet, utiliser un simple tableau Excel ou un Google Sheets peut aussi être très efficace. Vous pouvez créer des colonnes spécifiques pour les produits commandés, les prix, les dates de livraison et les informations du fournisseur. Cela permet de garder une trace facile à consulter des différentes commandes passées au cours de l’année scolaire.
III. Comment suivre et gérer efficacement les bons de commande ?
Un bon de commande, une fois établi, nécessite un suivi rigoureux pour s’assurer que les produits ou services commandés sont livrés comme prévu. Voici quelques astuces pour gérer efficacement vos bons de commande.
1. Créer un fichier de suivi des commandes
Pour éviter toute confusion, un fichier de suivi est indispensable. Ce fichier doit regrouper toutes les informations essentielles, notamment :
- Le nom de la personne qui a commandé
- La date de retour du coupon
- Le ou les produits ainsi que la quantité demandée
- L’état du paiement (payé, en attente…).
2. Suivre les livraisons et vérifier la conformité
Lorsque vous recevez la marchandise de la part de votre fournisseur, vérifiez que tout est conforme à votre demande. Si vous devez reconstituer les différentes commandes des parents, pensez à vérifier qu’elles soient bien toutes complètent. Grâce à votre fichier de suivi cette étape sera simplifiée. Si vous constatez des écarts, n’hésitez pas à contacter le fournisseur pour clarifier la situation.
