Réaliser une action de vente à l’école demande une planification minutieuse. Vous retrouverez dans cet article, les étapes essentielles pour mener à bien une action de vente à l’école, la meilleure période pour la réaliser, les produits recommandés et les meilleures pratiques pour son organisation.
I. Créer une équipe organisatrice
Peu importe l’événement ou l’action de vente que vous devez réaliser, il est important de constituer une équipe organisatrice et de bien définir les rôles de chacun. Cette équipe sera en charge de planifier, promouvoir et superviser l’événement.
Impliquer activement les membres de l’association de parents d’élèves dans le processus de planification mais également les parents en dehors de l’association qui souhaiteraient se porter volontaires.
II. Choisir la « bonne » période :
1. Le calendrier scolaire et financier
Si votre action est sur une durée limitée, essayez de positionner cette action sur un début du mois (proche du moment où nous sommes payés).
Pour maximiser les ventes, une vente entre le 15 et le 30 du mois n’est pas la meilleure décision.
Conseil : Les périodes de rentrées scolaires tout au long de l’année et les périodes de fêtes sont à favoriser.
2. Limiter la pression financière
Eviter de superposer plusieurs actions de vente.
Vous pouvez positionner plusieurs actions dans l’année mais faite attention à ce qu’elle ne se superpose pas. Si c’est le cas, les parents feront un choix entre les 2 actions.
III. Sélectionner le produit :
Pour votre action de vente vous pouvez vendre des produits adaptés aux besoins des parents et des enfants, tels que des fournitures scolaires, des articles de papeterie personnalisés, des articles de récréation, des collations saines, etc.
Vous pouvez aussi décider de vendre des produits saisonniers ou thématiques pour stimuler l’engagement tels que :
- Des fleurs
- Du chocolat
- Des articles personnalisés
- Des paniers repas
IV. Rechercher des partenaires :
Après avoir choisi le ou les articles(s) que vous allez vendre, si vous travaillez avec un tiers, identifiez des vendeurs avec qui vous pourrez collaborer. Il est important de bien expliquer à votre partenaire ce qui va être mis en place. Vérifier également qu’il sera en mesure de répondre à vos demandes et sera en capacité de produire et/ou de vous fournir les quantités commandées par les parents.
Si vous optez pour une action de vente avec la participation des parents (crêpes, gâteaux, repas…) il est important que le nombre de bénévoles pour la préparation soit suffisant pour répondre à la demande des parents et des enfants 😉.
V. Créer les bons de commande
Dans le cadre d’une vente sur plusieurs jours, pour pouvoir récupérer les commandes auprès des parents, vous devez mettre en place des bons de commande. Vous devrez les distribuer puis les récupérer avant de passer la commande auprès du partenaire
Il est important de faire apparaître les informations suivantes :
- L’organisateur (APE/Ecole)
- Le/les produits vendus
- Le partenaire
- La date maximale de remise des bons de commande
- La date de la distribution des commandes
- Le mode et date de paiement.
Vous pouvez un coupon qui vous sera remis par les parents avec :
- Les détails (produits, poids, nombre de parts, prix… à définir en fonction de la vente)
- Les coordonnées (pour répondre aux éventuelles questions)
- Les remerciements
VI. Préparer vos communications
Pour que vos événements rencontrent le plus de succès possible, il est important de soigner votre communication et de multiplier les canaux. Pour cela, utilisez les réseaux sociaux, les newsletters scolaires, l’ENT et les affiches. Préparez plusieurs supports en fonction des canaux pour prévoir les relances.
Plus vous diffuserez votre message sur différents canaux plus il sera susceptible qu’il soit bien reçu par les parents (ET oui, chacun à ses préférences 😉)
VII. Organiser la logistique
Après avoir préparé vos supports de communication et vos bons de commande, c’est le moment de lancer votre action.
Distribuer les bons de commande dans les cahiers de liaison ou via l’ENT, récupérez-les au fur et à mesure, répondez aux questions des parents et commencez à noter les commandes…
En parallèle, lancez votre communication de lancement.
Si vous avez décidé de récupérer les paiements avec les bons de commande, commencez à faire les comptes afin de ne pas vous retrouver submergés à la fin de l’action.
VIII. Prévoir des rappels
Utiliser les supports de communication que vous avez prévu d’avance pour relancer les parents. L’idéal est de les relancer au minimum (sans compter la communication de lancement) au milieu et a j-1 de l’arrêt de la vente. Vous devez le remarquer mais le plus gros des ventes est réalisé à ce moment.
N’hésitez pas à mobiliser les parents, enseignants et toutes les personnes autour de vous pour diffuser l’information.
IX. Commander auprès du fournisseur
La vente auprès des parents est terminée, vous devez maintenant passer à la commande auprès de votre fournisseur.
Si vous avez renseigné les ventes dans un tableau tout le long de l’opération, la commande fournisseur sera simplifiée.
X. Organiser la distribution
Une fois la commande reçue de la part de votre partenaire, vous devez vous assurer de la conformité de celle-ci. Pour organiser la distribution auprès des familles, vous avez plusieurs possibilités :
- La répartition par classes : Reconstituez chaque commande par famille (si ce n’est pas déjà fait) et distribuez les commandes à chaque enseignant(e) qui sera chargé(e) de les distribuer aux enfants en classe.
- La permanence : Trouver un emplacement approprié dans l’école et donnez rendez-vous aux parents pendant un créneau afin qu’ils puissent eux-mêmes venir récupérer leur commande.
Attention : Pensez à avoir suffisamment de bénévoles pour gérer le flux de personnes
XI. Faire un retour au parent
Après chaque action de vente, il est important de faire un retour aux parents sur l’évènement. Vous pouvez leur rappeler le contexte, pourquoi cette action a été mise en place : financement d’une sortie scolaire ou d’un voyage, achat de nouveaux matériels… Puis partager les performances financières de l’événement sans oublier les remerciements pour tous les participants.
XII. Évaluer l’événement
Une fois toutes les commandes distribuées, et les parents remerciés, il est important de recueillir leurs retours sur l’action menée. Cette étape est importante afin de pouvoir vous améliorer sur les futures actions de vente. Récupérez leurs avis sur le choix du produit, la diversité, la facilité à commander, la qualité des produits reçus …
De votre côté, analysez les performances financières pour évaluer le succès de l’événement. Pensez à prendre en compte le temps investi, la qualité des échanges avec le partenaire, la tenue des délais …
XIII. Une solution efficace et simple à mettre en place
Organiser une action de vente à l’école demande du temps, de l’énergie et une planification minutieuse comme vous pouvez le constater dans cet article.
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