Dans le quotidien des associations de parents d’élèves (APE), la communication par mail joue un rôle essentiel. Elle permet d’informer, de mobiliser et de créer du lien avec les familles. Contrairement aux réseaux sociaux ou aux affichages dans l’école, le mail touche directement les parents, souvent sur leur smartphone.
I. Les éléments clés
Un mail contient plusieurs parties importantes :
- L’objet qui doit attirer afin que le message soit ouvert et lu
- L’introduction qui permet de contextualiser le mail
- Le contenu qui permet de donner plus d’élément aux parents, donner envie de participer à des évènements (participer à une réunion…), devenir bénévoles ou de participer aux actions de ventes organisées par l’association
- L’appel à l’action (CTA) qui invite à agir
- La conclusion
- La signature
Pour rédiger un mail, il est important de prendre en considération chaque élément afin de créer un contenu cohérent et pertinent.
1. Un objet attrayant
La première chose lue dans un mail est l’objet. En fonction du support (téléphone, ordinateur…) le nombre de caractère qui vont apparaitre à la vue des parents va être différent. Il est très important que l’information essentielle soit au début de l’objet.
Assurez-vous que votre objet soit clair et descriptif. Cela donne au destinataire une idée précise du contenu du message et donne envie de le lire.
Quelques exemples :
✅ Réunion APE du 15 mai – Votre avis compte !
✅ Fête de l’école : nous avons besoin de vous
✅ Compte-rendu de la réunion APE – Ce qu’il faut retenir
Évitez les objets vagues comme :
❌ Info importante
❌ APE newsletter
2. Une introduction courte
Commencez votre e-mail par une salutation appropriée. Utilisez « Bonjour » ou « Bonjour [Nom du destinataire] » pour un ton formel. Pour une communication plus informelle, « Salut » ou « Bonjour [Prénom] » peut être approprié.
Dans le premier paragraphe, présentez brièvement le but de votre e-mail. Évitez les introductions trop longues et allez droit au but. Cette introduction doit donner envie aux parents d’en savoir plus sur le contenu du mail.
3. Un contenu structuré
Un bon mail ne doit pas être trop long.
Son but est de donner envie de faire une action (assister à une réunion, participer à un évènement, acheter lors de vos actions de ventes…). Les paragraphes courts facilitent la lecture. Assurez-vous que votre message est clair et que le destinataire comprend facilement ce que vous attendez de lui.
Structurez-le clairement :
- Une idée = un paragraphe
- Utilisez des puces ou des numéros pour les listes
- Mettez en gras les informations clés : date, lieu, horaires, lien d’inscription, etc.
4. Un appel à l’action efficace
Si vous attendez une réponse ou une action de la part du destinataire, soyez clair à ce sujet. Utilisez des formulations telles que :
- Merci de confirmer votre présence avant le 13 mai ici 👉 [lien vers formulaire d’inscription]
- Nous attendons vos retours par mail d’ici vendredi soir
5. Une conclusion appropriée :
La conclusion d’un e-mail est la dernière information que voit le parent. Concluez votre mail de manière appropriée en utilisant une formule de politesse comme :
- Je reste à votre disposition pour tout complément d’information
- Merci d’avance
- Dans l’attente de votre retour
Puis terminé par « Bonne journée ou soirée » puis « Cordialement, »
6. Une signature simple
N’oubliez pas de signer clairement avec le nom de l’APE, une adresse mail de contact et éventuellement un lien vers un réseau social ou un groupe WhatsApp. Cette signature va permettre aux parents qui ont besoin de vous contacter, de trouver vos informations facilement.
II. Quelques conseils
1. Connaître son public : les parents
Le mail que vous allez préparer est destiné aux parents de votre école. Il est important d’utiliser un langage simple et accessible à tous. Il faut aussi rester neutre et inclusif en évitant tous les abrégés, formules internes à l’association … L’objectif est de faire comprendre aux parents le message que vous souhaitez faire passer et/ou d’obtenir une action de leur part.
2. Définir un objectif
Avant de commencer à écrire votre mail posez-vous ces questions :
- Pourquoi j’envoie ce mail ?
- Qu’est-ce que j’attends comme réaction ou réponse ?
Ces questions vous permettront de choisir le bon ton et le bon contenu pour votre mail. Elles vous aideront à rester précis et à garder la même ligne directrice lors de l’écriture.
3. Évitez les fautes
Relisez votre e-mail pour corriger les fautes d’orthographe et de grammaire. Une communication par mail impactante ne doit pas contenir d’erreurs pour transmettre une image sérieuse. Pensez à le faire relire par plusieurs personnes afin d’être sûr.
4. Relire avant d'envoyer
Avant d’appuyer sur « Envoyer », prenez le temps de relire votre e-mail pour vous assurer qu’il est complet, clair et respectueux. Si vous voulez avoir une idée du rendu sur téléphone et même sur ordinateur, vous pouvez vous l’envoyer en amont.
5. Choisir le bon moment pour l’envoi
L’importance est que votre mail soit lu. Pour cela privilégier :
- Les matinées en semaine (mardi ou jeudi sont les meilleurs jours)
- Avant 10h pour éviter que le mail se perde dans la journée
- Un rappel 24h ou 48h avant un événement
Venez compléter cet article avec vos conseils dans les commentaires si vous faites partie d’une association de parents d’élèves
