Une communication efficace est la clé du succès au sein des associations de parents d’élèves et au sein des écoles. Dans cet article, vous allez retrouver des conseils afin d’améliorer votre communication, que vous soyez membre d’une association de parents d’élèves ou travailliez au sein d’une école.
I. L’essentiel d’une bonne communication
1. Comprendre et définir les attentes des parents
L’une des bases d’une communication efficace est la compréhension des besoins et des attentes des parents. Ces attentes peuvent être liés aux actions que vous allez mettre en place, surtout sur leur finalité mais aussi sur la prise en compte de leur avis. Prenez le temps de recueillir des informations sur ce qui est important pour eux. Cela peut se faire lors de réunions, de sondages ou même à travers des plateformes en ligne dédiées. Il est important pour les parents de retrouver les informations qu’ils recherchent dans l’ensemble de vos communications.
2. Choisir les canaux de communication
Chaque parent a ses préférences en matière de communication. Certains préfèrent les e-mails, les carnets de liaison tandis que d’autres privilégient les ENT ou les réseaux sociaux. Assurez-vous d’utiliser des canaux diversifiés pour toucher le public le plus large possible et répondre aux besoins de chacun.
3. Choisir les informations et la forme du message
Après avoir bien compris les attentes des parents et choisi les plateformes que vous allez utiliser, il vous reste à définir le message que vous allez leur faire parvenir. Attention, même s’il est important de fournir le maximum d’information aux parents, la surcharge d’informations peut entraîner une perte d’attention. Assurez-vous que les informations sont claires, concises et faciles à comprendre. Utilisez des « bullet points » (liste à points), des listes numérotées et des graphiques si nécessaire.
II. La préparation du message…
Après avoir choisi le ou les canaux que vous allez utiliser et la forme du message, il est important de réaliser une bonne préparation pour pouvoir faire face aux imprévus, et répondre aux questions des parents.
…en fonction des différents types de communication
1. Réunion face à face
La communication en face-à-face reste cruciale. Organisez des réunions régulières avec les parents pour échanger sur les progrès de l’école, les projets à venir et les préoccupations de chacun. Cela favorise un environnement ouvert où les parents se sentent écoutés et participent.
Pour préparer au mieux votre réunion il faut :
- Choisir un lieu approprié
- Élaborer un Ordre du Jour
- Planifier la Durée de la Réunion
- Préparer un pitch
- Anticiper les questions et préparer des Réponses :
- Préparer des supports visuels :
- Préparer l’invitation :
Lorsque tout est prêt, il faut maintenant informer les parents de la tenue de cette réunion.
2. Mail
Un mail contient 2 éléments importants :
– L’objet qui doit attirer afin que le message soit ouvert et lu.
– Son contenu qui doit donner envie aux parents d’agir : de participer à des évènements (participer à une réunion…), devenir bénévoles ou de participer aux actions de ventes organisées par l’association.
a. Un objet attrayant
Assurez-vous que l’objet de votre e-mail est clair et représentatif du contenu. Cela donne au destinataire une idée précise du contenu du message et donne envie de le lire.
b. Le contenu du mail
Le contenu du mail va donner le plus d’information aux parents sur la raison du mail (invitation à une réunion, mise en avant d’une vente, informations sur un évènement à venir…). Il est important de faire attention à plusieurs points :
- Soigner votre introduction
- Être Concis, Clair et Court
- Utiliser des puces ou des numéros pour les listes
- Demander des actions spécifiques
- Utiliser une conclusion appropriée
- Éviter les fautes d’orthographe et de grammaire
- Relire avant d’envoyer
3. Réseaux sociaux
Les réseaux de l’association ou de l’école sont un moyen rapide de partager du contenu aux parents. Contrairement aux mails, les posts peuvent être plus animés et spontanés. Vous pouvez partager les photos de vos évènements passés (avec autorisations des personnes présentes sur les photos), les affiches de vos actions à venir … Même si cette option laisse plus de liberté sur le contenu, il est important de prendre en compte certains facteurs :
- Choisir les bons réseaux sociaux
- Compléter vos informations sur la page (bio, description…)
- Utiliser des visuels accrocheurs
- Elaborer un calendrier de publication
- Être engageant et interactif
- Partager des informations utiles
- Maintenir un ton léger et positif
4. Carnet de liaison
Le carnet de liaison est une méthode de communication entre l’école et les familles qui implique certaines obligations à respecter. Les mots qui y sont écrit ou collés doivent être liés à l’environnement pédagogique des enfants, il reste tout de même possible de faire passer des messages aux parents liés à vos actions. Ces messages doivent rester non-commerciaux (éviter d’y parler de vos ventes directement).
SI vous choisissez d’utiliser les carnets de liaison pour communiquer sur votre prochain évènement, voici quelques points clés à intégrer :
- Préparer une courte introduction
- Introduire l’évènement (nom, date, heure, lieu…)
- Détailler le programme
- Expliquer comment participer (si besoin)
- Remercier
5. ENT
L’Environnement Numérique de Travail (ENT) est un outil central dans la gestion des informations scolaires. De nombreuses écoles disposent déjà de ces espaces numériques qui permettent aux enseignants, aux élèves et aux parents d’accéder à des informations sur la vie scolaire. Pour une association, il est possible de créer un espace dédié afin de profiter du nombre de fonctionnalités qu’elle propose telles que :
- Des forums de discussion
- Des espaces de partage de documents
- Des calendriers interactifs
- Des sondages et enquêtes en ligne
- Des notifications en temps réel
Comme expliqué ci-dessus, il est important d’associer plusieurs canaux afin que chaque parent y trouve son compte. Plus un message est communiqué auprès de votre cible plus il sera retenu. Chaque communication que vous faites auprès des parents est importante.
III. Vérifier l’impact de votre communication
Lorsque vous faites une communication auprès des parents, il est important de vérifier qu’elle leur est bien arrivée. Quand il s’agit de bons de commande, il est facile de savoir que le message est bien arrivé mais lorsqu’il s’agit d’évènement ou d’informations plus spécifiques (invitations à une réunion) alors à ce moment vous pouvez demander aux parents de répondre par une confirmation classique ou une inscription (en ligne ou via papier).
1. Recueillez des retours d'opinions :
Utilisez des sondages ou des formulaires en ligne ou en papier pour recueillir les avis des parents. Cela peut être utile pour planifier des actions futures.
Les commentaires, les témoignages et les suggestions des parents peuvent offrir des informations précieuses sur l’impact perçu de votre communication.
Créez des sondages pour recueillir les retours des parents et membres de l’association. Posez des questions spécifiques sur l’efficacité de vos communications et sur ce qui pourrait être amélioré.
2. Impliquer les parents dans les décisions
Faites participer les parents aux prises de décisions importantes. Cela peut être fait à travers des réunions participatives, des sondages en ligne. L’implication des parents renforce le sentiment de responsabilité et d’appartenance.
A retenir : une communication efficace est essentielle pour renforcer les liens entre votre association de parents d’élèves, l’école et les parents. En comprenant les besoins des parents, en utilisant des canaux variés, en favorisant des réunions régulières et en analysant l’impact de vos communications vous ne pourrez que vous améliorer. 😊
Venez compléter cet article avec vos conseils dans les commentaires si vous faites partie d’une association de parents d’élèves
